Esta política abrange todas as áreas da HDI Seguros, seus Administradores, Colaboradores, Fornecedores e Parceiros de Negócio, os quais deverão ser diligentes com as diretrizes estabelecidas.

Através dos Programas de treinamento e capacitação contínua todos serão orientados para estarem aptos a identificar eventuais crimes de Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo ou outros atos ilícitos, e poderão atuar em seus papéis e responsabilidades atribuídos, bem como realizar denúncias de suspeitas de atividades ilícitas no Canal de Denúncia.

3.1 Órgãos de Administração

São áreas de negócio e de operações que possuem a responsabilidade de identificar e gerenciar os riscos dos processos que administram, por garantir o cumprimento de normas e Políticas e por implementar os controles internos para mitigação de riscos de LD-FT:

• Identificar e qualificar através da coleta, validação, verificação e armazenamento de dados e documentos dos clientes, beneficiários, beneficiários finais, prestadores de serviços, fornecedores e parceiros de negócios, seguindo as diretrizes aprovadas em Estudo de Risco;
• Efetuar o monitoramento e diligências das transações considerando a avaliação interna de riscos, em todas as etapas de relacionamento com as partes.
• Atuar na atualização do Estudo de riscos em conjunto com área de Compliance seguindo alterações nos processos e estratégias como criação ou alterações de produtos, canais de comercialização, novas tecnologias utilizadas, entre outros fatores que impactam as diretrizes aprovadas.

3.2. Área de 2ª linha de defesa: Compliance

A área de Compliance é responsável por:

• Apoiar as áreas de negócio para cumprimento da Governança Corporativa alinhada à estratégia da empresa, bem como, monitorar, de forma independente, os riscos dos processos executados pela 1ª linha de defesa, a fim de garantir o cumprimento das políticas internas, normativos externos, e mitigação de riscos.
• Efetuar a manutenção e revisão periódica da política de PLD-FT, garantindo ampla divulgação e atualização de acordo com as diretrizes dadas por órgãos regulamentadores e Grupo Talanx bem como com as melhores práticas do mercado;
• Orientar demais áreas para atualização de suas políticas e manuais de procedimentos cujos processos tenham impactos relativos ao processo de PLD-FT;
• Apoiar as áreas de negócio na utilização da ferramenta de PLD-FT, que disporá de subsídios para identificação de PEP, checagens em listas restritivas para as transações com clientes, beneficiários finais, parceiros de negócios, prestadores de serviços, colaboradores, para que as diretrizes regulatórias e critérios do Estudo de riscos sejam devidamente atendidos.
• Manter o Estudo de riscos atualizado de acordo com a estratégia da empresa, atuando em conjunto com as áreas responsáveis pelos processos de: KYC – Conheça seu cliente, KYP – Conheça seu parceiro comercial, KYS – Conheça seu prestador de serviço, KYE – conheça seus colaboradores.
• Monitorar e efetuar diligências reforçadas das ocorrências ettransações atípicas ou suspeitas de LD (lavagem de dinheiro) ou FT (financiamento ao terrorismo) identificadas pela ferramenta tecnológica da HDI Seguros, seguindo os critérios estabelecidos em Estudo de riscos, ou as que sejam comunicadas pelos Colaboradores através dos canais de denúncia;
• Reportar ao Comitê de Governança e Privacidade as operações suspeitas dos crimes de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo, bem como bloqueio de clientes, prestadores de serviços e parceiros de negócios e dos seus ativos, quando enquadrados, efetuando as devidas comunicações para: i) à Susep; ii) ao Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP); e iii) ao Coaf;
• Armazenar os relatórios de comunicação ao COAF bem como os respectivos protocolos de comunicação;
• Elaborar e revisar o conteúdo dos programas de treinamentos e agendas de capacitação de PLD-FT e com apoio da área de RH divulgar a todos os Funcionários e parceiros de negócios e Prestadores de Serviços estratégicos.

3.3. Área de 2ª linha de defesa: Controles Internos

A área de Controles internos, entre outras atribuições, é responsável por:

• Exercer e subsidiar de forma independente os controles internos e processos relativos a esta Política PLD-FT, averiguando efetividade com vistas a mitigar os riscos inerentes.

3.4 Área de 3ª linha de defesa: Auditoria interna

A Auditoria Interna atua de forma independente realizando avaliações dos processos e controles executados pelas áreas de 1ª e 2ª linha de defesa, através de auditorias continuas, a fim de avaliar a eficácia e cumprimento desta política, entre outras responsabilidades, no que compete ao processo de PLD-FT, atendendo a legislação vigente, é responsável por emitir o relatório de efetividade conforme regras estabelecidas no “capítulo XII – Da avaliação de efetividade” da Circular Susep nº 612/20.

3.5 Atribuições do Diretor de Prevenção à Lavagem de Dinheiro:

O Diretor responsável pelo cumprimento do disposto na Lei no. 9.613/98, na Circular Susep nº 612/20 e nas demais regulamentações complementares foi formalmente nomeado junto à SUSEP e ao Grupo Talanx.

Caberá ao Diretor a responsabilidade pelo cumprimento da Política de PLD-FT e aculturamento dos Funcionários, Parceiros de Negócios, Fornecedores e Prestadores de Serviços, assegurando a efetiva prevenção da utilização dos produtos e serviços da HDI Seguros para fins ilícitos.
Nesse sentido, o diretor responsável tem acesso aos dados e resultados das avaliações efetuadas pelas áreas para atuar nas medidas cabíveis, podendo sugerir adoção de novos procedimentos ou alterações nos controles já existentes.
O Diretor responsável também aprova a Avaliação Interna de Riscos que contém as diretrizes regulatórias de abordagem baseada em risco alinhadas com a estratégia dos negócios da empresa.

3.6 Conselho de Administração

Fixar a orientação estratégica da empresa com o objetivo de, dentro das melhores práticas de Governança Corporativa, proteger e maximizar o retorno do investimento do acionista, zelando para que a Diretoria esteja sempre apta a exercer suas funções com competência, transparência e respeito aos mais rígidos princípios éticos, sendo responsável por estabelecer a estratégia corporativa, revisar os planos e as políticas de negócios e supervisionar e monitorar as atividades da Diretoria.

Cabe ao Conselho de Administração a revisão, alteração de pontos que couber bem como a aprovação dessa Política.

A HDI Seguros está comprometida com a prevenção a lavagem de dinheiro, ao financiamento ao terrorismo e crimes afins. A HDI Seguros segue rigorosamente o disposto na legislação aplicável, em especial as leis 9.613/98 e 12.683/12 e a Circular Susep nº 612/20.

Para auxiliar no entendimento da presente política foram relacionados os seguintes conceitos levando em consideração o exposto na Circular SUSEP nº 612/20:

• AML - Anti-Money Laundering: Termo em inglês usado para se referir à PLD (Prevenção à Lavagem de Dinheiro).
• Beneficiário final: A pessoa natural que, em última instância, de forma direta ou indireta, possui, controla ou influencia significativamente a empresa. Presume-se influência significativa quando a(s) pessoa(s) natural(is) referidas no inciso IX possuir(em), direta ou indiretamente, mais de 25% (vinte e cinco por cento) do capital da pessoa jurídica, mesmo sem controlar, sem prejuízo da apuração da influência por outros fatores independentemente da participação societária.
• Beneficiários: São as pessoas indicadas pelo segurado ou reconhecidas como tais por força da legislação em vigor ou indicados por decisão judicial. A pessoa (física ou jurídica) que se beneficia de uma transação, como a parte recebendo os procedimentos de uma transferência, um pagamento numa apólice de seguro.
• Canal de Denúncias: Principal meio de comunicação para informar, de forma anônima ou identificada, desvios que infrinjam as diretrizes do Programa de Ética e Compliance de uma empresa, ou mesmo condutas criminosas.
• Clientes: segurados (pessoa física ou jurídica) cedentes ou tomadores, participantes de planos de previdência complementar aberta, cooperados de cooperativas autorizadas a funcionar pela SUSEP, titulares ou subscritores de títulos de capitalização e seus respectivos representantes.
• Colocação: Ato de inserção do dinheiro no sistema econômico, objetivando ocultar sua origem ilícita.
• Conglomerado: conglomerado financeiro ou grupo prudencial, sendo:

1. conglomerado financeiro: qualquer grupo de empresas, incluindo holdings financeiras, sujeitas a um controle comum ou influência dominante que conduzam atividades financeiras em pelo menos dois dos seguintes setores: bancário, segurador ou de títulos e valores mobiliários; e
2. grupo prudencial: conforme definição estabelecida em regulamentação do Conselho Nacional de Seguros Privados (CNSP).

• Conheça Seu Cliente (KYC): Procedimentos e exigências relacionadas ao conhecimento adequado sobre o cliente, que minimiza a entrada de capital originário de atividades ilícitas/criminosas na instituição e ou relacionamento comercial com pessoas ligadas a lavagem de dinheiro e o financiamento ao terrorismo.
• Conheça Seu Fornecedor (KYS): Conjunto de regras, procedimentos e controles que devem ser adotados para identificação e aceitação de fornecedores e prestadores de serviços, prevenindo a contratação de empresas inidôneas ou suspeitas de envolvimento em atividades ilícitas.
• Conheça Seu Funcionário (KYE): Conjunto de regras voltado para a contratação de funcionários, que inclui mecanismos que garantam aderência aos padrões de ética e conduta, além de identificar eventual envolvimento em atividades ilícitas ou de lavagem de dinheiro
• Conheça Seu Parceiro (KYP): Conjunto de regras, procedimentos e controles que devem ser adotados para identificação e aceitação de parceiros comerciais, no país e no exterior, visando prevenir a realização de negócios com contrapartes inidôneas ou suspeitas de envolvimento em atividades ilícitas.
• Conselho de Controle de Atividades Financeiras – COAF: Órgão criado no âmbito do Ministério da Fazenda, foi instituído pela Lei 12.683/12, e atua eminentemente na prevenção e combate à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.
• Conselho de Segurança das Nações Unidas - CSNU: Órgão das Nações Unidas destinado à manutenção da segurança internacional, capaz de desfazer litígios e conflitos com potencial para abalar a paz mundial. Para cumprir tais objetivos, cabe ao Conselho adotar ações voltadas ao estabelecimento de sanções internacionais a países, pessoas e entidades que adotam medidas que ameaçam a paz e a segurança no mundo ou em determinadas regiões, emitindo Resoluções que preveem sanções aos envolvidos.
• Corretores: São sociedades corretoras de resseguro, sociedades corretoras e corretores de seguros, e suas subsidiárias e assemelhadas no exterior, filiais de empresas estrangeiras atuantes em atividades análogas.
• Cossegurador: É a pessoa jurídica autorizada a dividir o risco com outras seguradoras, cada uma das quais se responsabiliza por quota-parte determinada do valor total do seguro, havendo sempre a Seguradora líder que assume a responsabilidade de administrar o contrato e representar as demais com o segurado, inclusive em caso de sinistro.
• Devida diligência ou diligência prévia: Conjunto de política, procedimentos e controles internos aplicados continuamente na verificação da identidade e da idoneidade de todos os clientes e relações de negócio, incluindo terceiros e beneficiários, funcionários, fornecedores e parceiros, de forma a identificar riscos de serem envolvidos em situações relacionadas à lavagem de dinheiro, bem como para prevenir e coibir o financiamento do terrorismo, com relação aos produtos comercializados, negociações privadas, operações de compra e venda de ativos e demais práticas operacionais.
• Estreitos colaboradores: Pessoa natural conhecida por ter qualquer tipo de estreita relação com pessoa exposta politicamente, inclusive por: i) ter participação conjunta em pessoa jurídica de direito privado; ii) figurar como mandatária, ainda que por instrumento particular da pessoa mencionada no item i); ou iii) ter participação conjunta em arranjos sem personalidade jurídica; e Pessoa natural que tem o controle de pessoas jurídicas ou de arranjos sem personalidade jurídica, conhecidos por terem sido criados para o benefício de pessoa exposta politicamente.
• Grupo de Ação Financeira contra a Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo - GAFI: O Grupo de Ação Financeira contra a Lavagem de Dinheiro e o Financiamento do Terrorismo (GAFI/FATF)
• Integração: Trata-se de uma das etapas do processo de lavagem de dinheiro, em que há incorporação formal do dinheiro no sistema econômico, por meio de investimento no mercado de capitais, financeiro, imobiliário, obras de arte, entre outros.
• Lavagem de Dinheiro: Processo de esconder ou disfarçar a existência, origem, movimento, destino ou aplicação ilegal de propriedade ou fundos derivados ilicitamente para fazer com que pareçam legítimos. Geralmente envolve um sistema de três etapas: Colocação, Ocultação e Integração. A definição de lavagem de dinheiro varia em cada país onde é reconhecida como um crime.
• Lei 9.613: dispõe sobre os crimes de lavagem, ocultação de bens, direitos e valores. A prevenção de utilização do sistema financeiro para os atos ilícitos previstos nesta lei e cria o COAF.
• Lei 12.683: altera a lei 9.613, para tornar mais eficiente a perseguição penal dos crimes de lavagem de dinheiro.
• Lei 13.810: dispõe sobre o cumprimento de sanções impostas por resoluções do conselho de segurança das Nações Unidas, incluída a indisponibilidade de ativos de pessoas naturais e jurídicas e de entidades e a designação nacional de pessoas investigadas ou acusadas de terrorismo de seu financiamento ou de atos a ele correlacionados.
• Listas restritivas: Listas nacionais e internacionais que apresentam informações sobre organizações e pessoas físicas com envolvimento em crimes econômicos, ou que tenham algum tipo de embargo comercial e econômico, além de envolvimento com terrorismo
• Monitoramento reforçado: Conjunto diferenciado e necessariamente mais abrangente de política, procedimentos e controles internos, desenvolvido com base nos resultados da identificação, avaliação e diagnóstico dos riscos que as pessoas mencionadas no art. 2º usam para tentar evitar a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo
• Ocultação: Ato de dificultar o rastreamento contábil dos recursos ilícitos, por meio de diversas transações financeiras, remessas de capital para paraísos fiscais, transferência de recursos entre empresas, utilização de contas em nome de laranjas, etc.
• Órgão de governança: Conselho de Administração e Diretoria.
• Outras partes relacionadas: São quaisquer outros envolvidos direta ou indiretamente nas atividades das pessoas relacionadas acima, a exemplo de contrapartes em negociações privadas e em operações com ativos, intermediários financeiros, funcionários, prestadores de serviços, auditores independentes, consultores, administradores de recursos, gestores e custodiantes. Elas se dividem em:

1. Outras partes diretamente relacionadas à contratação e todos os demais estágios da operação. São, entre outros: os Reguladores de Sinistros, os Sindicantes, os Peritos, os Advogados, os Despachantes, as Oficinas de conserto veículos; e todas as demais pessoas físicas ou jurídicas que possuam relação direta com a operação de seguros;
2. Outras partes indiretamente relacionadas à contratação e todos os demais estágios da operação. São, entre outros: os fornecedores de produtos e os prestadores de serviços que não possuam relação direta com a operação de seguros, a exemplo das empresas de limpeza, manutenção, segurança, consultores, etc.

• Pessoa Politicamente Exposta - PEP: são os agentes públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos cinco anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes, assim como seus representantes, familiares diretos ou colaterais até o segundo grau, o cônjuge, companheiro, companheira, enteado, enteada, bem como os estreitos colaboradores. Também são considerados PEPs, as pessoas jurídicas cujos representantes ou controladores, direto ou indireto, sejam PEPs.
• PLD-FT: Termo que se refere à Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do Terrorismo, no Brasil. A partir da lei 9.613/98, o Brasil definiu o que é lavagem de dinheiro e, com isso, começou a fiscalizar e punir tal crime. Desta forma, a lavagem de dinheiro passou a ser vista como ato de: incorporar à economia, por meio de diversas ações, dinheiro obtido por práticas ilegais. Para a concretização do delito, realiza-se as ações de colocação, ocultação e integração.
• Resseguradores: resseguradores locais, suas filiais, subsidiárias e assemelhadas no exterior e escritórios de representação dos resseguradores admitidos;
• Sociedades: sociedades seguradoras e de capitalização, entidades abertas de previdência complementar, sociedades cooperativas autorizadas pela SUSEP, suas filiais, subsidiárias e assemelhadas no exterior, além das filiais de empresas estrangeiras autorizadas a operar pela SUSEP;
• Superintendência de Seguros Privados (SUSEP): Órgão governamental responsável pela autorização, controle e fiscalização dos mercados de seguros no Brasil.
• Terceiros: São aqueles que não se enquadrem nas alíneas anteriores e que sejam eventualmente indenizados, beneficiados ou estejam relacionados à aquisição ou liquidação de apólices de seguros;

A HDI Seguros gerencia os riscos relacionados aos temas desta política por meio de sua estrutura de Gestão de Riscos e Compliance e através dos controles executados pelas áreas de negócio.

São realizados monitoramentos e avaliações periódicas para verificação da efetividade dos controles relacionados aos processos de Conheça seu Cliente, Conheça Seu Funcionário, Conheça seu Parceiro, Conheça seu Fornecedor e Prestador de Serviços Terceirizado e a verificação do cumprimento dos procedimentos e dos controles internos.

A avaliação e aprovação de novos produtos é feita com foco na gestão de riscos, observando as normas e regulamentações aplicáveis e as melhores práticas de mercado.

A avaliação de risco leva em consideração aspectos relacionados a interação com setor público, setores e parceiros de negócio, além da natureza da transação, do tipo de produto e do canal utilizado. A HDI Seguros dispõe de estrutura compatível com o porte e o volume de operações da Instituição.

A estrutura organizacional para PLD-FT da HDI Seguros é autônoma e independente das áreas de negócios, e seu quadro funcional é devidamente treinado, atualizado e compatível com o porte da Cia.

A HDI Seguros, em conformidade a Circular Susep nº 612/20 da Susep, avalia o grau de risco associado à utilização de seus produtos e serviços com práticas relacionadas a lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo, considerando os seguintes perfis de risco:

• Clientes e beneficiários;
• Modelo de negócio e áreas geográficas em que atua;
• Operações, transações, produtos e serviços, contemplando todos os canais de distribuição e a utilização de novas tecnologias;
• Atividades executadas pelos funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados;

A HDI Seguros utiliza esses fatores para determinar o nível de risco associado a uma determinada proposta, operação e transação. A Avaliação Interna de Risco é formalizada pela área de Compliance com suporte das áreas de negócio através de matrizes de riscos considerando a probabilidade de ocorrência e à magnitude dos impactos financeiro, jurídico e reputacional.

A HDI Seguros revisará a cada dois anos ou quando ocorrerem alterações significativas a Avaliação Interna de Risco, com o objetivo de identificar, mensurar e mitigar o risco de utilização de seus produtos e serviços na prática de lavagem de dinheiro e do financiamento ao terrorismo alinhada à estratégia de negócio da empresa.

Com base nessa avaliação é aplicada uma abordagem baseada em risco, metodologia esta que garante que as medidas de prevenção e mitigação da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo sejam proporcionais aos riscos identificados, onde para os riscos mais altos, serão adotadas medidas reforçadas para administrar e mitigar tais riscos e, onde os riscos forem menores, serão utilizadas medidas simplificadas. O detalhamento das diretrizes que fundamentam a abordagem baseada em risco está formalizado em regra interna específica.

Os procedimentos destinados a conhecer Clientes, Funcionários, Parceiros de Negócios, Fornecedores e Prestadores de Serviços adotados pela HDI Seguros são projetados para identificar e ajudar a mitigar o risco de PLD-FT existente com o relacionamento com as partes relacionadas.

Os procedimentos têm por finalidade:

1. ) impedir que as atividades da HDI Seguros sejam, de qualquer modo, utilizadas para a prática de algum dos crimes elencados nesta política, e
2. ) manter a integridade e a imagem da HDI Seguros perante seus Administradores, Clientes, Funcionários, Terceiros, Parceiros de Negócios, Fornecedores e Prestadores de Serviços e, ainda, perante a sociedade e evitar o envolvimento com pessoas mencionadas em listas sancionadoras, incluindo as listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, quando aplicável.

Os procedimentos de identificação bem como as devidas diligências adicionais, conforme o perfil de risco de cada um, são conduzidos de maneira apropriada no decorrer do ciclo de relacionamento.

Os dados informados serão confirmados por meio do envio de documentos e/ou mediante consulta em bancos de dados públicos ou privados, tais como bureau de análises de crédito e risco, além de base de dados interna ou que seja compartilhada por outras empresas.

Haverá o armazenamento das informações obtidas nos procedimentos, as quais devem ser compatíveis com o perfil de risco definido pela Área de Compliance, de acordo com a natureza do negócio e o risco ao qual a HDI Seguros será exposta.

As informações cadastrais serão arquivadas pelo período mínimo de 5 (cinco) anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte após o término do relacionamento com o Cliente, Parceiro Comercial, Fornecedor e Prestador de Serviços.

8.1 Conheça seu Cliente (KYC)

Um programa KYC (Sigla do inglês “Know Your Customer” – Conheça seu Cliente) adequado é fundamental para prevenir, detectar e indicar atividades suspeitas para apoiar o compromisso do HDI Seguros em manter um programa de PLD-FT robusto.

O processo tem o objetivo de implementar procedimentos destinados a conhecer os Clientes com a adoção de diligência prévia e periódica que assegure sua identificação, qualificação e classificação de risco, prevenindo a ocorrência de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo e evitar o envolvimento com pessoas mencionadas em listas sancionadoras, incluindo as listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, quando aplicável.

A HDI Seguros aceitará potenciais Clientes que desempenham atividades lícitas e que não sejam contrárias a Legislação Aplicável.

No cadastro dos Clientes a HDI Seguros deverá sempre observar os seguintes procedimentos:

• O cadastro dos Clientes será realizado de forma individualizada e padronizada, contendo todos os dados pessoais e informações exigidas na Circular Susep nº 612/20 para identificação e qualificação do cliente, e considerando os critérios estabelecidos na avaliação interna de risco. De acordo com o perfil de classificação de risco, serão solicitados os dados de identificação mínimos exigidos pela SUSEP ou complementados para qualificação.
• As áreas de negócio seguirão as etapas de coleta, verificação, validação, armazenamento e atualização dos dados relativos às transações com clientes, alinhado aos critérios da avaliação interna de risco;
• Serão efetuadas consultas a bases privadas para identificação de cliente como PEP (Pessoa Politicamente exposta) bem como avaliação de listas restritivas nacionais e internacionais para avaliação do perfil dos clientes e partes relacionadas, bem como verificação de existência de mídias negativas.
• A qualquer momento, inclusive após o cadastro, poderá ser solicitado, se couber e conforme a avaliação interna de risco, o envio de dados complementares, declarações e documentos para validação das informações;
• As informações dos Clientes serão atualizadas periodicamente, por período estipulado de acordo com a avaliação interna de risco.
• Os seguintes procedimentos serão observados com relação aos Sócios, Administradores, Diretores e/ou representantes dos Clientes Pessoa Jurídica, de acordo com critérios de controles estabelecidos na avaliação interna de riscos:
  • consulta na lista de PEP, OFAC, listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, entre outras;
  • verificação de dados e documentação de identificação e qualificação, quando aplicável; e
  • outros procedimentos previstos no item anterior, conforme aplicável.

Após a classificação de risco, o Proponente ou Cliente poderá:

1. ) ter o contrato de seguro cancelado;
2. ) passar por monitoramento reforçado;
3. ) ter seus ativos bloqueados, conforme determinado pela Lei nº 13.810; e/ou
4. ) gerar comunicado ao COAF, Ministério da Justiça e Segurança Pública e SUSEP.

Na avaliação interna de riscos constam todos os critérios de acordo com o apetite a risco da empresa e o Manual de PLD-FT detalhará as diretrizes sistêmicas de cada controle.

8.2 Conheça seu Funcionário (KYE)

Os funcionários da HDI Seguros estão sujeitos a um processo denominado “Conheça seu Funcionário” (KYE, sigla do inglês “Know Your Employee”).

A contratação de novos colaboradores serão realizadas com o objetivo reduzir o risco de práticas ilícitas de qualquer natureza, incluindo, a prevenção à Lavagem de Dinheiro e o Financiamento ao Terrorismo, independentemente do cargo ou função, sendo que os controles serão executados de acordo com critérios estabelecidos na avaliação interna de riscos.

Os gestores das respectivas áreas da HDI Seguros também são responsáveis por identificar e comunicar a Área de Recursos Humanos e Compliance sobre comportamentos suspeitos de seus colaboradores e que estejam contrários ao estabelecido nesta Política e no Código de Ética da empresa ou demais Politicas da área de Recursos Humanos.

A HDI Seguros, através da avaliação interna de riscos efetuada pela área de Compliance em conjunto com a área de Recursos Humanos, estabelece critérios e processos para a contratação de cargos e atualização cadastral dos colaboradores considerando os critérios necessários para mitigar o risco de lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo, visando o cumprimento das responsabilidades que lhe forem atribuídas no exercício de suas atividades.

A Avaliação Interna de Riscos detalhará quais restrições serão aplicáveis em cada caso, de acordo com o apetite ao risco da companhia e diretrizes regulatórias.

Os dados cadastrais dos colaboradores serão coletados para atender aos procedimentos vigentes da área de Recursos Humanos e para finalidade desta Politica para atendimento à Circular Susep nº 612/20 com a finalidade exclusiva de aderência regulatória, estando dessa forma, em conformidade com os principios de LGPD.

8.3 Conheça seu Parceiro (KYP) e Fornecedor (KYS)

Os processos de KYP e KYS (siglas do inglês “Know Your Partner” e “Know Your Supplier”, respectivamente) tem o objetivo de implementar procedimentos destinados a conhecer os Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços com a adoção de diligência prévia e periódica que assegure sua identificação, qualificação e classificação, prevenindo a ocorrência de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo, e evitar o envolvimento com pessoas mencionadas em listas sancionadoras, incluindo as listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, quando aplicável.

Todos os parceiros de negócios, terceiros e prestadores de serviços da HDI Seguros serão avaliados e monitorados de acordo com o perfil de risco e demais requisitos aplicáveis para contratação destas partes.

No cadastro dos Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços, a HDI Seguros deverá observar os seguintes procedimentos:

• Realizar de forma individualizada e padronizada, contendo todos os dados pessoais e informações exigidas na Circular Susep nº 612/20 para identificação e qualificação das partes, e considerando os critérios estabelecidos na avaliação interna de risco. De acordo com o perfil de classificação de risco, serão solicitados os dados de identificação mínimos exigidos pela SUSEP ou complementados para qualificação necessária.
• As áreas de negócio seguirão as etapas de coleta, verificação, validação, armazenamento e atualização dos dados relativos às transações com essas partes, alinhado aos critérios da avaliação interna de risco;
• Serão efetuadas consultas a bases privadas para identificação de cliente como PEP (Pessoa Politicamente exposta) bem como avaliação de listas restritivas nacionais e internacionais para avaliação do perfil dessas partes, bem como verificação de existência de mídias negativas.
• Realizar a análise da situação de crédito e endividamento, de acordo com a classificação de risco;
• A qualquer momento, inclusive após o cadastro, solicitar o envio de informações complementares, declarações e documentos para validação das informações.
• O Parceiro de Negócios, Terceiros e Prestador de Serviços poderá ter monitorado reforçado caso a atividade empresarial ou profissional, seja suscetível à lavagem de dinheiro ou financiamento ao terrorismo.
• Os seguintes procedimentos serão observados com relação aos Sócios, Administradores, Diretores e/ou representantes dos Prestadores de serviços e Parceiros de Negócio:
  1. consulta na lista de PEP, OFAC, listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas, entre outras;
  2. verificação de dados e documentação de identificação e qualificação, quando aplicável; e
  3. outros procedimentos previstos no item anterior, conforme aplicável.
• Em razão do processo de KYP e KYS, poderá ser recusada a contratação com qualquer Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços.
• A remuneração a ser paga pela HDI Seguros, independentemente de sua natureza, é liquidada em conta de pagamento ou conta bancária de titularidade do respectivo Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços.
• Os contratos a serem celebrados com os Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços deverão necessariamente constar obrigações específicas relacionadas à prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo.

A avaliação interna de riscos detalhará quais restrições serão aplicáveis em cada caso, de acordo com o apetite ao risco da companhia.

8.4 Pessoas Expostas Politicamente (PEP)

Conforme mencionado, a HDI Seguros adota medidas e procedimentos para identificação de PEP’s e pessoas relacionadas, em conformidade com a regulamentação vigente.

A Área de Compliance indicará os procedimentos que deverão ser adotados para que se possa qualificar os Clientes, Funcionários, Fornecedores e Parceiros de Negócio (assim como seus Sócios, Administradores, Diretores e/ou Representantes) como PEP.

A qualificação de Clientes, Funcionários, Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços será realizada pela consulta às listas públicas e privadas nacionais e internacionais disponíveis, inclusive as listas de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas.

A aprovação de transações com Cliente, Funcionário, Parceiros de Negócios, Terceiros e Prestadores de Serviços classificados como risco alto, incluindo PEP ou não, será efetuada por alçada superior da área de negócios. As adoções de devidas diligências para identificação de origem de recurso também estarão associadas à classificação de risco da transação como alto, conforme detalhamento na avaliação interna de riscos.

A HDI efetuará pelo menos uma vez ao ano, para os casos de menor risco, a revisão de toda base cadastral de clientes, considerando todos os produtos comercializados para identificação de pessoas que possam ter se tornado PEP.

Nas situações de cancelamento com devolução de prêmio, nos pagamentos de indenização e na renovação do contrato deve ser feita a identificação se a pessoa em questão é PEP quando tiverem passados mais de seis meses desde a última revisão da base cadastral, sendo que essa regra poderá variar de acordo com os critérios estabelecidos na avaliação interna de riscos.

A descrição dos cargos e pessoas consideradas como PEP Primário e Secundário estão descritos no Manual PLD-FT.

8.5 Beneficiário final

A HDI Seguros coleta as informações sobre o Beneficiário Final e a cadeia de participação societária das pessoas jurídicas. Para tal, a HDI Seguros adota uma abordagem baseada no risco de acordo com o perfil de risco de cada cliente, podendo inclusive solicitar informações adicionais ao longo do relacionamento com o Cliente.

Os procedimentos de qualificação para os clientes pessoas jurídicas incluem a análise da cadeia de participação corporativa até a identificação dos indivíduos no topo da cadeia que detêm a propriedade de 25% ou mais de participação societária da pessoa jurídica.

Em atendimento aos requisitos da Circular Susep nº 612/20, os documentos, dados e outras informações registradas relacionadas ao Programa de PLD-FT serão armazenados pela companhia.

As áreas de negócio da HDI Seguros deverão manter os processos de registros das propostas, operações e transações realizadas pelos Clientes, parceiros de negócio, terceiros, colaboradores atualizados nos sistemas correspondentes, bem como coletar dados e documentos, mantendo-os atualizados, de acordo com as diretrizes estabelecidas na avaliação interna de riscos.

Para o monitoramento das operações e transações, além dos registros necessários, os critérios de monitoramento e seleção que permitam identificar transações suspeitas constarão na avaliação interna de riscos.

A HDI Seguros manterá registros de todas as operações e transações realizadas pelos Clientes, os quais serão arquivados pelo período mínimo de 5 (cinco) anos, contados a partir do primeiro dia do ano seguinte ao da conclusão da operação.

A HDI Seguros cumpre o requerimento regulatório de monitorar as partes que se relaciona quanto à utilização de nossos produtos e serviços na realização de atividades suspeitas e enviar relatórios de atividades suspeitas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF).

O processo de PLD-FT compreende as seguintes etapas:

1. Monitoramento;
2. Análise e diligências;
3. Comunicação ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF).

A HDI Seguros realiza o devido e adequado monitoramento de todas as transações entre as partes utilizando regras desenvolvidas, implementadas e otimizadas de acordo com o Programa de PLD-FT.

A Área de Compliance será responsável por estabelecer juntamente com as demais áreas de negócio os procedimentos de monitoramento e seleção que permitam identificar transações e situações que possam indicar suspeitas de Lavagem de Dinheiro e de Financiamento do Terrorismo, ou envolvimento com pessoas incluídas em listas restritivas, incluindo as de sanções impostas por resoluções do Conselho de Segurança das Nações Unidas.

Para o monitoramento das transações deverão ser utilizadas ferramentas tecnológicas de monitoramento e com alertas automáticos de atividades atípicas.

Poderão ser automaticamente reprovadas transações em que, de acordo com a avaliação interna de risco, se verifique indícios de Lavagem de Dinheiro ou de Financiamento do Terrorismo. Os critérios e situações estão descritos no Estudo de Riscos com as regras de comunicação ao COAF.

A Área de Compliance da HDI Seguros, de acordo com os critérios previstos nesta política e detalhados na avaliação interna de riscos, efetua procedimentos para o monitoramento reforçado e contínuo com reavaliação e reclassificação de risco de Clientes e/ou Transações específicas.

O monitoramento deverá ser feito de forma reforçada e contínua nos seguintes casos, quando aplicável:

• operações, inclusive propostas de operações, envolvendo pessoas expostas politicamente, seus familiares, representantes, estreitos colaboradores ou pessoas jurídicas de que participem;
• por Cliente pessoa jurídica, que, em razão da atividade desenvolvida, for classificado como de alto risco;
• relações de negócio que, por suas características, tenham risco de estar relacionadas a operações de lavagem de dinheiro ou financiamento do terrorismo;
• operações ou relações de negócios nas quais houver dúvidas sobre a veracidade e a adequação da identificação do cliente, bem como nas quais não seja possível identificar o beneficiário final;
• operações ou relações de negócios envolvendo organizações sem fins lucrativos;
• operações oriundas ou destinadas a países ou territórios classificados pelo GAFI como não cooperantes ou com deficiências estratégicas com relação à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

Para as operações consideradas de maior risco deverá:

1. obter a aprovação de alçadas superiores para manter a relação de negócios com transações classificadas como risco alto e identificação de PEP; e
2. serem adotadas as necessárias diligências para estabelecer a origem dos recursos, para transações classificadas como risco alto, de acordo com definição estabelecida na avaliação interna de riscos.

As transações sujeitas a monitoramento reforçado deverão ser aprovadas pela área responsável, conforme alçadas de aprovações definidas na avaliação interna de riscos.

A HDI Seguros elaborará anualmente Relatório de Efetividade, com o objetivo de avaliar a efetividade das políticas, procedimentos e controles internos de PLD/CFT. Os planos de ação endereçados a solucionar as deficiências identificadas, por meio da referida Avaliação, deverão ser acompanhados pela área de Compliance. Adicionalmente, a Avaliação de Efetividade deverá conter, no mínimo, informações que descrevam a metodologia adotada; os testes aplicados; a qualificação dos avaliadores e as deficiências identificadas.