Conheça mais sobre as nossas políticas para prevenir Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo

Esta política é aplicada a toda estrutura organizacional do Grupo HDI, incluindo seus colaboradores, prestadores internos, fornecedores, prestadores de serviço e parceiros de negócio, os quais deverão ser diligentes com as diretrizes estabelecidas.

Esta Política tem como objetivo estabelecer uma estrutura robusta e eficaz de controles para a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo. Para isso, promove a avaliação contínua dos riscos, seus impactos e vulnerabilidades nos processos do Grupo HDI.

A Política está alinhada com a legislação e regulamentações vigentes, com as diretrizes do Grupo Talanx e com as melhores práticas de mercado, visando prevenir e coibir crimes relacionados à lavagem de dinheiro, ocultação de bens, direitos e valores, bem como quaisquer delitos correlatos, incluindo o financiamento de atividades terroristas.

As diretrizes elencadas abaixo têm por objetivo assegurar a correta execução desta política, promovendo conformidade, transparência e padronização dos processos:

• registro do diretor responsável por PLD junto à SUSEP;

• a definição de papéis e responsabilidades para o cumprimento das obrigações regulatórias;

• a conformidade com as legislações e regulamentações, que disciplinam a prevenção à lavagem de dinheiro e a coibição ao financiamento do terrorismo, no âmbito das jurisdições nas quais o Grupo mantenha presença ou relacionamento;

• a adoção de procedimentos voltados a avaliação, desenvolvimento e análise prévia de novos produtos, serviços e utilização de novas tecnologias, de revisão de produtos e serviços existentes, bem como de procedimentos compatíveis com os perfis de risco dos clientes, das operações, transações, produtos e serviços e das atividades exercidas pelos funcionários, parceiros e prestadores de serviços terceirizados;

• os critérios de identificação e qualificação cadastral das pessoas físicas e jurídicas, das transações com clientes, beneficiários, beneficiários finais, funcionários, terceiros e outras partes relacionadas nas operações do Grupo;

• o monitoramento, a análise e a comunicação ao COAF das propostas, operações ou situações com indícios de lavagem de dinheiro e/ou de financiamento do terrorismo, mantendo sigilo dessas comunicações e armazenamento;

• a avaliação periódica da efetividade das políticas, procedimentos e controles internos relacionados à prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;

• o cumprimento das sanções impostas pelo Conselho de Segurança das Nações Unidas (CSNU) ou das designações de seus comitês que determinem a indisponibilidade de ativos de pessoas naturais e jurídicas ou de entidades;

• a existência de programa de sanções e embargos, em linha com as melhores práticas nacionais e internacionais e em conformidade com legislações e regulamentações que disciplinam o tema;

• a existência de um processo de governança, que identifique e designe, no âmbito dos assuntos objetos desta política, responsabilidades e atribuições em todos os níveis;

• a disseminação da cultura corporativa e promoção de programas de treinamento e de conscientização relacionados a sanções e embargos, prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo;

• aprovação dos manuais e programas “Conheça” pela Diretoria;

• emissão do relatório de efetividade até 31 de março, com data-base de 31 de dezembro do ano anterior, e envio para ciência ao Comitê de Auditoria e à Diretoria.

4.1 Área de PLD

A Área de PLD é responsável por:

• Assegurar a conformidade com a legislação, as normas, os regulamentos e as políticas e manuais internos que disciplinam a prevenção e combate à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento ao Terrorismo disseminando a cultura de prevenção e combate;

• Elaborar e manter atualizada a Avaliação Interna de Riscos (AIR) e os procedimentos de KY (Conheça) dos clientes, colaboradores, parceiros de negócios e prestadores de serviço/ fornecedores;

• Desenvolver e implementar ferramentas e processos de apoio às estratégias de prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo;

• Monitorar o cadastro realizado pelas áreas de negócio identificando registros com dados pendentes e notificar a área responsável.

• Monitorar, identificar e tratar transações efetuadas pelos clientes enquadradas nas regras de monitoramento, inclusive identificação de cliente e beneficiário em condição de PEP (Titular ou Relacionado) com o intuito de minimizar riscos operacionais, legais e de imagem das empresas do Grupo HDI;

• Realizar monitoramento periódico da base de corretores, colaboradores e prestadores de serviços/ fornecedores classificando os riscos de acordo com a avaliação interna de risco.

• Realizar a comunicação ao COAF, nos termos da regulamentação vigente, quando identificado algum cliente ou transação que se caracteriza em suspeita de lavagem de dinheiro e/ou financiamento do terrorismo;

• Em caso de não comunicação no ano civil anterior das transações passíveis de serem comunicadas, realizar anualmente, até o último dia útil do mês de março, na forma de uma comunicação negativa a não ocorrência.

• Analisar previamente os projetos de desenvolvimento de novos produtos e serviços, com objetivo de mitigar os riscos de tais produtos envolverem e/ou serem utilizados para prática de crimes de Lavagem de Dinheiro ou Financiamento do Terrorismo;

• Elaborar e manter à disposição da alta administração, auditorias e reguladores, os relatórios e o registro de efetividade referente à PLD/FT, conforme regulamentação vigente, obedecendo o prazo regulamentar.

4.2 Diretor responsável por PLD

É responsabilidade do Diretor responsável por PLD:

• Implementar e garantir o cumprimento da presente Política de PLD/FT;

• Aprovar a Avaliação Interna dos Riscos de PLD/FT;

• Tomar ciência do Relatório de Efetividade, bem como acompanhar o plano de ação destinado a solucionar as deficiências identificadas;

• Acompanhar a melhoria da política, dos procedimentos e dos controles internos relacionados com a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

• Ter acesso imediato e irrestrito aos dados de identificação dos clientes, beneficiários, terceiros, outras partes relacionadas e beneficiários finais.

4.3 Área de Tecnologia

Cabe à Área de Tecnologia garantir que os sistemas de PLD/FT estejam adequadamente em funcionamento, garantindo a resolução de eventuais falhas no menor tempo de resposta possível.

4.4 Área de Sinistros

Compete à área de Sinistros identificar, analisar e comunicar à área de Compliance/PLD os sinistros que apresentem atipicidade ou indícios da ocorrência de crime, com o objetivo de subsidiar a avaliação quanto à sua caracterização como operações atípicas ou suspeitas. Os casos identificados deverão ser encaminhados acompanhados de toda a documentação de suporte pertinente. A área de Sinistros deverá auxiliar a área de PLD por meio da comunicação tempestiva dessas ocorrências, a fim de viabilizar a realização de diligência reforçada e, quando aplicável, a efetivação da comunicação ao COAF, em conformidade com a legislação e os normativos vigentes.

4.5 Área de Pessoas e Cultura

Compete à Área de Pessoas e Cultura:

• Assegurar que os treinamentos de PLD sejam aplicados a todos os colaboradores de forma a manter o nível de conhecimento e comprometimento relacionado ao tema;

• Manter controles para garantir que todos os colaboradores realizem o treinamento anualmente;

• Realizar análise reputacional durante a fase de contratação e acionar a área de PLD sempre que julgar necessário;

• Realizar a coleta e atualização dos dados cadastrais dos colaboradores garantindo conter os dados mínimos previstos em lei e suficientes para promover a avaliação e classificação de riscos.

4.6 Áreas de Negócios

As Áreas de Negócios são responsáveis pela coleta e atualização dos dados cadastrais dos clientes, garantindo conter os dados mínimos previstos na Circular SUSEP vigente, condizentes com a operação e suficientes para promover a avaliação e classificação de riscos.

4.7 Área de Planejamento Comercial

A Área de Planejamento Comercial é responsável pela coleta e atualização dos dados cadastrais dos corretores e affinity, garantindo conter os dados mínimos previstos na Circular SUSEP vigente, condizentes com a operação e suficientes para promover a avaliação e classificação de riscos.

4.8 Áreas Responsáveis pela Contratação de Fornecedores e Prestadores de Serviços

As Áreas Responsáveis pela Contratação de Fornecedores e/ou Prestadores de Serviços devem realizar a coleta e a atualização dos dados cadastrais desses terceiros, garantindo que contenham, no mínimo, as informações exigidas pela Circular SUSEP vigente, adequadas à operação e suficientes para possibilitar a avaliação e a classificação de riscos.

4.9 Colaboradores

É responsabilidade de todos os colaboradores:

• Realizar os treinamentos obrigatórios propostos pela área de Talentos.

• Buscar meios para proteger e evitar o envolvimento das empresas do Grupo HDI com o crime de lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo dentro de suas atividades, não sendo admitido qualquer tipo de participação em atos ilícitos ou comportamento omisso.

Durante a relação de trabalho, todos os colaboradores e terceiros devem estar atentos a situações suspeitas ou a alterações de comportamento entre colegas, sejam subordinados, pares ou superiores, reportando-as imediatamente à área de Compliance/PLD (compliancepld@yelum.com.br).

4.10 Conselho de Administração

O Conselho de Administração está comprometido com a efetividade e a melhoria da política, dos procedimentos e dos controles internos relacionados com a prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo.

Além disso, é responsável por aprovar as regras e diretrizes desta política, bem como revisar e atualizar procedimentos e critérios que achar necessário.

Esta política tem vigência a partir da data de sua publicação, devendo ser aprovada pelo Conselho de Administração a cada 2 anos ou sempre que necessário.

Para evitar a alegação de desconhecimento, esta política deve ser disponibilizada nos websites e repositórios de documentos do Grupo HDI.

O Grupo HDI, conforme Circular SUSEP vigente, deve realizar avaliação interna de risco, com o objetivo de identificar, mensurar e mitigar o risco de utilização de seus produtos e serviços na prática de Lavagem de Dinheiro e do Financiamento ao Terrorismo, considerando minimamente os seguintes perfis de risco:

• Clientes, beneficiários, terceiros e beneficiários finais;

• Transações, produtos e serviços, contemplando todos os canais de distribuição e a utilização de novas tecnologias;

• Atividades executadas pelos colaboradores, prestadores internos, parceiros e prestadores de serviços terceirizados.

Com base nessa avaliação, aplica-se uma metodologia que garante que as medidas de prevenção e mitigação da lavagem de dinheiro e do financiamento do terrorismo sejam proporcionais aos riscos identificados, sendo adotadas medidas reforçadas para administrar e mitigar os riscos mais altos, e medidas simplificadas em riscos menores.

A avaliação interna de risco deve ser aprovada pelo diretor responsável e encaminhada para conhecimento da Diretoria, Comitê de Risco e Comitê de Auditoria, sendo revisada a cada dois anos, ou quando ocorrerem alterações significativas, alinhada à estratégia de negócio do Grupo HDI.

Os procedimentos destinados a conhecer Clientes, Colaboradores, Terceiros, Parceiros de Negócios, Fornecedores e/ou Prestadores de Serviços, adotados pelo Grupo HDI, são projetados para identificar e mitigar o risco de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo existente entre as partes relacionadas.

7.1 Procedimento “Conheça” (KY)

O processo tem o objetivo de implementar procedimentos destinados a conhecer os Clientes (KYC), Colaboradores/Terceiros (KYE), Parceiros (KYP) e Fornecedores/Prestadores (KYS), com a adoção de diligência prévia e periódica, que assegure sua identificação, qualificação e classificação de risco, prevenindo a ocorrência de crime de Lavagem de Dinheiro e Financiamento do Terrorismo.

Os dados cadastrais de Clientes, Colaboradores, Parceiros e Fornecedores/Prestadores são de responsabilidade de cada área, que deve garantir a integridade das informações coletadas, bem como sua atualização.

Os dados mínimos a serem coletados e prazo de atualização destes dados, de acordo com a Circular SUSEP vigente, estão descritos na avaliação interna de riscos bem como nos manuais KY da área.

Em atendimento aos requisitos da Circular vigente, o Grupo HDI mantém organizados e à disposição da SUSEP os registros relativos a todas as operações com clientes, beneficiários, terceiros e outras partes relacionadas, inclusive aqueles referentes a todos os pagamentos realizados, com identificação do beneficiário final.

As áreas responsáveis deverão manter os processos de registros das propostas, operações e transações realizadas pelos clientes, parceiros de negócio, colaboradores/terceiros e fornecedores e/ou prestadores de serviço atualizados nos sistemas correspondentes.

O Grupo HDI possui controles de monitoramento que abrangem transações, com o objetivo de identificar situações que possam configurar indícios de ocorrência de Lavagem de Dinheiro ou Financiamento do Terrorismo na utilização dos seus produtos e serviços.

Quando necessário, essas situações são comunicadas ao Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), em conformidade com as exigências legais e regulatórias aplicáveis.

Para o monitoramento das operações, são utilizados sistemas com geração de alertas automáticos de acordo com as transações realizadas pelos clientes que configurem atividades

O Relatório de Efetividade de PLD/CFT será elaborado anualmente, em conformidade com as disposições da Circular SUSEP vigente, com o objetivo de avaliar a efetividade das políticas, dos procedimentos e dos controles internos voltados à prevenção à lavagem de dinheiro e ao combate ao financiamento do terrorismo. O relatório terá como data-base o dia 31 de dezembro de cada exercício e deverá ser submetido ao Comitê de Auditoria e ao Comitê Executivo, para ciência, até 31 de março do ano subsequente à data-base

Eventuais deficiências identificadas deverão ser objeto de planos de ação específicos, os quais serão devidamente monitorados pela área responsável por PLD/CFT, até sua completa regularização.

O Relatório de Efetividade deverá permanecer disponível para apresentação à SUSEP, sempre que solicitado, e deverá conter, no mínimo:

• Descrição da metodologia adotada, dos testes aplicados, da qualificação dos avaliadores e das deficiências identificadas;

• Informações sobre eventuais dispensas de análises realizadas;

• Registro dos eventos detectados no ano imediatamente anterior;

• Diagnóstico, contendo recomendações para correção de eventuais deficiências;

• Sumário das conclusões dos exames efetuados;

Adicionalmente, o relatório deverá contemplar a avaliação dos seguintes aspectos:

• Processos de Conheça Seu Cliente (KYC), Conheça Seu Colaborador (KYE), Conheça Seu Parceiro e Conheça Seu Fornecedor;

• Procedimentos de monitoramento, seleção, análise e comunicação de operações ao COAF;

• Estrutura de governança da Política de PLD/CFT;

• Medidas destinadas ao desenvolvimento da cultura organizacional voltada à prevenção à lavagem de dinheiro e ao combate ao financiamento do terrorismo;

• Programas de capacitação e treinamento dos colaboradores;

• Ações de regularização de deficiências apontadas pela auditoria interna ou por órgãos reguladores.

O Grupo HDI, cumpre, globalmente, as sanções expedidas pelo Conselho de Segurança das Nações Unidas (CSNU), pelo Departamento de Controle de Ativos Estrangeiros do Departamento do Tesouro dos EUA (OFAC) e lista de pessoas, grupos e entidades sujeitas a sanções da União Europeia (EU), além do disposto na Circular vigente e Lei nº 13.810/19.

Caso algum cliente, beneficiário final, prestador de serviço, parceiro de negócios ou colaborado estejam registrados em qualquer lista de sanção, o Grupo HDI deverá realizar, de imediato, a indisponibilidade de ativos em nome de tais pessoas, nos termos da Lei nº 13.810/19. Essa indisponibilidade de ativos e as tentativas de sua transferência serão comunicadas aos seguintes órgãos: i) SUSEP; ii) Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP); e iii) COAF.

A área de Talentos, em conjunto com a área de Compliance/PLD, é responsável pelo programa de treinamento aplicável aos Colaboradores, devendo elaborar toda a documentação adequada para comunicação, treinamento e participação dos envolvidos. Os treinamentos devem ser realizados anualmente.

Os prestadores, terceiros e corretores de seguros recebem uma cartilha sobre o tema para que tenham ciência dos controles de prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo das empresas do Grupo HDI.

Conforme o disposto no artigo 35 da Circular SUSEP nº 612/20, deverão ser comunicadas ao COAF as operações que indiquem atipicidade ou indícios da ocorrência de crime de lavagem de dinheiro, incluindo, mas não se limitando, às operações mencionadas no artigo 36 da referida circular.

As comunicações de operações suspeitas ou atípicas serão realizadas por meio do sítio do SISCOAF após alçadas de aprovação.

A área de Compliance/PLD deve encaminhar à Susep, anualmente e até o último dia útil do mês de março, uma comunicação negativa declarando que, no ano civil anterior, não houve a realização de transações ou propostas de transações que se enquadrem nas hipóteses de comunicação.

Os documentos referentes às análises de clientes, colaboradores, parceiros e prestadores de serviço são armazenados no Sharepoint da área de PLD, pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos contados a partir da data da prática do ato, do término de vigência do contrato ou da extinção de obrigações dele decorrentes, a que for mais recente, em cumprimento ao normativo que dispõe sobre Guarda de Documentos.

Referidos prazos serão suspensos pelo período em que houver tramitação de processo administrativo sancionador no âmbito da SUSEP ou processo judicial, bem como quaisquer outras causas legais interruptivas de prescrição.

Está política entrará em vigor na data de sua divulgação, revogando e substituindo a anterior. Ela deve ser mantida atualizada.

As comunicações das operações ou situações suspeitas devem ser encaminhadas para à equipe de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e ao Financiamento do terrorismo, utilizando o endereço: compliancepld@yelum.com.br